Personvernerklæring for Psycons 360 spørreskjemasystem
Sist oppdatert 10. juli 2023
Register vedlikeholdt av
Psycon Oy (organisasjonsnr. 0807347-4)
Mannerheiminaukio 1
00100 Helsinki
Finland
Kontaktperson for saker angående registeret
Sinikka Viinikainen
Psycon Oy
Mannerheiminaukio 1
00100 Helsinki, Finland
Tlf. +358 20 710 1200
firstname.lastname@psycon.com
Navn på register
Psycons 360 spørreskjemasystem
Formål og grunnlag for behandling av personopplysninger
Behandlingen av personopplysninger er basert på samtykket den registrerte har gitt.
Registeret vil bli brukt til å lagre informasjon om de personene som deltar i 360-vurderingene, og personene som gir dem tilbakemelding, samt informasjon om personer som svarer på undersøkelser knyttet til trivsel på arbeidsplassen og arbeidsmiljøet. Informasjonen vil bli brukt til å utføre vurderinger på vegne av Psycon Oys kunder og Psycons egne interne veiledningsprogrammer for gjennomføring av 360-vurderinger og andre undersøkelser. Behandlingen av personopplysninger er basert på avtalene mellom Psycon Oy og dets kunder i gjennomføringen av 360-vurderingene, administrasjons- og organisasjonsutvikling samt lederutvikling og -veiledning. Alle deltakere i en 360-vurdering, og alle som gir tilbakemelding på vurderingen, oppgir personopplysningene sine til registret etter eget samtykke.
Opplysninger i registret
- Kontaktinformasjon, inkludert den registrertes navn og e-postadresse
- Jobbrelatert informasjon, inkludert arbeidsrolle, firmanavn og forretningsområde/enhet/avdeling/teambakgrunn
- Annen bakgrunnsinformasjon, inkludert dato for vurderingen og språket den registrerte brukte i spørreskjemaet
De numeriske estimatene som respondentene gir når de besvarer spørreskjemaet, i tillegg til skriftlig tilbakemelding, registreres dessuten. Systemet lagrer også IP-adressen til alle respondentene, og nettleseren som ble brukt.
Lagringstid for personopplysninger
Personopplysninger lagres i 24 måneder fra det tidspunkt de registreres. Personopplysninger blir deretter anonymisert, slik at det ikke lenger er mulig å identifisere respondentene enkeltvis. Etter anonymisering er det ikke lenger mulig å returnere opplysningene til deres opprinnelige form. Anonymiserte opplysninger brukes etter to år bare til statistikk- og forskningsformål.
Vanlige informasjonskilder
Kilden til bakgrunnsinformasjon er deltakeren i 360-vurderingen eller kundens kontaktperson i selskapet.
Vanlig overføring av informasjon
Informasjonen i registeret overføres ikke til andre parter enn de av Psycon Oys ansatte som deltar i 360-vurderinger, og administrasjons- og organisasjonsutvikling, samt de som vedlikeholder 360-systemet.
Dataoverføring utenfor EU eller EØS
Registerdata overføres ikke utenfor EU eller EØS.
Profilering og automatisert beslutningstaking
Opplysningene i registeret brukes ikke til profileringsformål. Tjenesten bruker ikke automatisk beslutningstaking.
Prinsipper for beskyttelse av registeret
Rettighetene til å bruke registeret er utelukkende begrenset til personer som deltar i Psycon Oys oppgaver og de som vedlikeholder registeret. Tilgang til informasjonen i registeret er beskyttet av personlige bruker-ID-er og passord.
De registrertes rettigheter
Den registrerte har rett til spørre behandlingsansvarlige om tilgang til personopplysninger som angår den registrerte selv, og til å be om retting, sletting eller begrensning av behandling av slike opplysninger. Forespørsler etter inspeksjon må gjøres skriftlig og sendes via e-post til dataprivacy@psycon.com. Den registrerte har også rett til å motsette seg behandling av egne opplysninger, og til å overføre slike opplysninger fra ett system til et annen. Den registrerte har også rett til å sende inn klage til tilsynsmyndigheten.